Das System hinter 100.000€/Monat (25 Kunden, kein Chaos)

Wenn du auf 100.000 € mehr Monat skalieren möchtest, aber dein Delivery schon bei einer Handvoll Kunden halb auseinanderfällt, läuft etwas gewaltig falsch. Denn was ich immer wieder sehe, ist das folgende: Du hast einen Kunden, der schreibt dir fünf Mails am Tag. Du hast einen, der schreibt dir um 23 Uhr noch eine WhatsApp Nachricht und dem dritten hast du irgendwelche Zusatzleistungen versprochen, die du normal eigentlich gar nicht anbietest. Irgendwann wird dann der Kalender relativ voll und der erste Gedanke ist bei den meisten dann ja okay, ich hole halt jemanden dazu, irgendjemand, der mich unterstützt. Also holst du ein Freelancer dazu oder du stellst vielleicht sogar jemanden ein, erklärst du mir drei Wochen lang das Chaos, was du irgendwie System oder Prozess nennst mit irgendwelchen SOPs und so weiter, aber so richtig spart es dir dann keine Zeit. Das Problem ist, du hast jetzt sogar noch mehr Kosten und bei den meisten leidet auch die Delivery, also die Kundenergebnisse darunter. Dabei sind 100.000 1000 € Monatsumsatz eigentlich super simpel, denn bei einem durchschnittlichen Retainer von, sagen wir so 2 bis 5000 € brauchst du ja eigentlich nur 20 bis 50 Kunden, die du eben betreust und so eine Anzahl von Kunden lassen sich eigentlich easy peasy betreuen, sobald eben alle Kunden in sauberes System laufen. Und über so ein System sprechen wir heute. Ganz kurz zu mir. Mein Name ist Malik Jungbeck. Ich habe selbst mehrere Millionen mit meiner Agentur umgesetzt und mittlerweile habe ich über 300 selbständigen und Freelancern bei der Skalierung begleitet. Und in diesem Video zeige ich die fünf Bausteine, die ich auf dem Weg zu 100k im Monat umsetzen würde und revealer am Ende sogar noch mal das Operation System, wie das ganze so in der Praxis aussehen könnte. Also lass uns direkt reinstarten. Schritt eins, bau eine Delivery, die sich wiederholt. Denn an sich ist erstmal jeder Kunde natürlich unterschiedlich. Also er hat eigene Ziele, hat eigene Probleme, hat einen eigenen Markt, vielleicht einen anderen Standort, vielleicht ist auch ein andere Nische einfach. Aber was super wichtig für dich ist, der operative Kern deiner Dienstleistung kann bei jedem Kunden gleich ablaufen. Denn wenn du jetzt fünf unterschiedliche Kunden hast, fünf unterschiedliche Leistung, bräuchtest du ja quasi fünf mal einen Delivery Prozess, also fünf mal ein kompletten Ablauf, wie das Ganze funktioniert. Und das skalaliert obviously natürlich nicht, denn das würde extrem viel Zeit fressen und macht jede Zusammenarbeit unnötig kompliziert. Für dein Angebot musst du also ein klares Ergebnis definieren, klaren Scope, klaren definierten Input, den der Kunde liefert und einem Delivery Rhythmus schaffen, der das Ganze dann eben durchträgt. Also schau dir dafür einfach deine letzten zehn Projekte an. Alle Aufgaben, die ihr gemacht habt, die Tod-Doos, die aufkamen, die Checklisten, die Templates, die ihr dann sozusagen daraus ableiten könnt. Also einfach, was seid ihr durchgegangen in den zehn Projekten und wie sah der Ablauf grundsätzlich aus? Customization ist natürlich völlig in Ordnung erstmal, aber es sollte innerhalb dieses festen Rahmens eben passieren. Also, weil klar, wenn du Steuerberater arbeitest und mit einem Immobilienmarkler, braucht natürlich andere Texte, so. Aber welcher Funnel du benutzt, wie z.B. Landing Page oder die Webseite grundsätzlich aufgebaut ist, das sollte immer gleich sein. So bleibt einfach der Weg vom Start der Zusammenarbeit über das, was der Kunde zuarbeitet, bis zur Production, bis zur fertigen Freigabe immer ein stabiles System. Sonderwünsche können natürlich auch immer reinkommen. Die sollst du aber unbedingt entweder zusätzlich vergüten lassen oder du nimmst es wirklich als Overdelivery für einzelne Kunden. Sollte aber definitiv nicht der Standard sein. Was ist also das Ziel? Deine Betreuung sollte persönlich bleiben, aber dein Team sollte ein verlässliches System haben, was im Hintergrund läuft und das Ganze eben durch den Prozess steuert. Schritt 2: Bau das System vor dem Team. Vor der nächsten Einstellung, vor dem Freelancer oder dem Vollzeitmitarbeiter, solltest du unbedingt deine komplette Delivery durchgehen und erstmal ein geiles System bauen. Schau dir also an, wie startet der Kunde in die Zusammenarbeit, wie läuft das Onboarding, was passiert als nächstes? Welche Phasen durchläuft der Kunde, wo entstehen die Callotizen? Wie werden die Aufgaben verteilt? Wann muss der Kunde zuarbeiten und und also jeder Handgriff, jede To-Do braucht einen Platz in diesem Prozess. Du kannst das Ganze einmal outmappen und dann wirklich Schritt für Schritt mit jedem einzelnen Kunden durchgehen. Wichtig, erst dokumentierst du den Ablauf, dann automatisierst du die Aufgaben, die eben wieder gern passieren und dann gibst du das Ganze ab. Benutzt dafür einfach die AI Tools, um die Infos zu sortieren, um die Call Notizen zu sammeln, Entwürfel vorzubereiten, Follow-ups zu schedulen und so weiter. Da gibt's dann so Custom Agents, die du bauen kannst, um eben den Output auch hochwertig und zuverlässig immer wieder zu delivernen. Dadurch kann eben ein Aer, also eine richtig starke Person in deinem Team, den Output deliverklich vom 50fachen, was früher möglich gewesen wäre. Und wenn dann doch irgendwann das nächste Botteneck aufkommt und du wirklich Prozesse, Systeme, AI maximal outgemxt hast, dann kannst du gern die nächste Person reinholen. Sollte aber unbedingt absoluter Aplayer sein, der eben die ganzen Systeme und Prozesse auch mitnutzen kann. Der neue Mitarbeiter landet dann nämlich in dem Funktionieren System und kann deutlich schneller eingearbeitet werden. Du sparst dir massiv Zeit in der Einarbeitung, er ist viel viel schneller produktiv und es sorgt dafür, dass die Qualität deiner Dienstleistung sehr hoch bleibt trotz dem Wachstum. Schritt 3: Rechne Kapazitäten halt mal wirklich durch. So, also hol dir ein Taschenrechner, hol dein Handy, mach deinen Cloud Chat auf, mach deinen Open AI Chat auf und setz dich mal wirklich hin. Okay, 100.000 € Monatsumsatz. Wir haben z.B. Retainer von 4000 € ergeben 25 Kunden. Braucht ein Kunde durchschnittlich jetzt 8 Stunden der Delivery, entstehen 160 Stunden Arbeitsaufwand. Dazu kommen dann noch interne Abstimmungen, Qualitätschecks, Kommunikation, Krankheitstage, Administration. Deshalb rechnest du auch für jede Woche tatsächlich die produktiven Stunden einmal zusammen. Also rechne aus, wie viele Kunden z.B. der Videograf betreuen kann, rechne aus, wie viele Projekte so ein Copywritter pro Monat produzieren kann. Wie viel kann der Accountmanager wirklich an Accounts gleichzeitig führen? Und hier super wichtig, jeder Mitarbeiter braucht Puffer, damit z.B. der Account Manager halt jetzt nicht dann auf 110 % läuft und wirklich den Leuten halt zeichner antworten kann und jetzt nicht einfach nur jedem Kunden schreibt, ja, ich kläre das intern und dann kommt irgendwie wieder drei Tage überhaupt nicht so. Plan außerdem ein Puffer noch für aufwendige Kunden ein. Ähm kurzfristige Änderung, Ausfälle im Team und so weiter. Sag mal so, die geplante Auslastung pro Mitarbeiter sollte so bei 75 bis 80% wirklich liegen in den produktiven Arbeitsstunden. Und wenn deine Rechnung für die kommenden Woche eine volle Rolle zeigt, kannst du eben nach Verstärkung suchen. Also, wenn ihr in den Kapazitäten dahingehen outgemerxt seid, kannst du euch wieder ums Hiring kümmern. So kommt dann eine neue Person rechtzeitig ins Team, um eben in der Delivery zu unterstützen, um weiter den Wachstum eben zur Verfügung zu stellen, damit ihr weiter skalieren könnt. Schritt 4: mach einen sauberen Handoff zwischen Sales und Delivery. Viele der Delivery Probleme entstehen schon im Sales Call. Der Kunde fragt dann z.B. spielt den Closer nach irgendwelchen Sonderleistungen und da ja ganz klassisch ja kriegen wir schon irgendwie hin. So vier Wochen nach dem Start der Zusammenarbeit bekommt dann überhaupt das Delivery Team das ganze mit und ja natürlich wird es dann irgende eine Vollkatastrophe und der Kunde ist dann aus irgendeinem Grund wahrscheinlich unzufrieden. Safe Lost müssen wir ändern. Also was brauchen wir vor dem Start? Braucht es Team fünf Informationen. Und hier brauchen wir so eine Art Handoff. Wir gehen gleich mal rein, wie das aussehen könnte. Also welche Ergebnisse wurden verkauft, welche Leistungen gehören zum Scope, welche Sonderabsprachen wurden getroffen, welche Inputs fehlen noch und wer trägt die Verantwortung? Also diese Punkte gehören in ein festes Handoff zwischen Sales und Fulfillment. Also am besten direkt ins CM, in Close oder sowas, irgendwie ein Afterclose Formular, da völlig frei gibt's verschiedene Möglichkeiten. Wichtig, Vertrag, Zahlung, Handoff und Kundeninputs müssen unbedingt vorliegen vor dem Kickoff, damit alles ordentlich besprochen werden kann. So beginnt dann jedes Projekt mit einer klaren Erwartung und einer sauberen Aufgabenverteilung. Der Kunde erlebt also Sales und Delivery wirklich als ein Team und ihr habt nicht basically ein Sales Call und danach fragt ihr dieselben Fragen im Kickoff einfach noch mal. Fehlt dieses Handoff, habt ihr direkt schon mal einen schlechten Start für die Zusammenarbeit und dementsprechend wird sich das auch durchziehen. Schritt 5: Verankere Qualität und Kommunikation, also erhöhe den Standard. Falls jeder Mist in der Agentur irgendwie über deinen Tisch laufen muss, bist du natürlich das Quality Bottleneck. Für jede wiederkehrende Leistung muss aber eigentlich das Team wissen, okay, wie sieht fertig wirklich aus? Also bei jeder Kampagne muss ganz klar eine Checkliste sein fürs Tracking, Copy, Creative, Budget, Zielgruppe und und. Bei jedem Funnel gehört das z.B. dazu, die mobile Ansicht zu checken, Formulare zu checken, den Kalender zu checken, eben zu checken, okay, ist das E-Mail Marketing vielleicht richtig angeschlossen, dass man wirklich endto einmal durch den gesamten Prozess geht und sicher geht, okay, steht alles. Taucht derselbe Fehler zweimal auf, müssen wir unbedingt den Prozess anpassen, die Checklisten verbessern oder mit dem Mitarbeiter sprechen, der eben dafür zuständig ist. So werden dann nach und nach alle Fehler eben ausgemerzt. Unser System bekommt sozusagen ein Update und wird mit der Zeit immer immer besser. Und genauso muss dann auch in der Kundenkommunikation laufen. Also ein sauberes Update sichert einfach, okay, was wird erledigt, was passiert als nächstes? Welchen Inputs brauchen wir vom Kunden und welche Risiken beeinflussen gerade z.B. das Ergebnis oder die Deadline. Jeder Kunde bekommt dafür einen festen Kanal, ein festen Ansprechpartner und ein regelmäßigen Rhythmus, indem wir eben mit dem Kunden in Kontakt sind. Der Kunde ist eben durchgehend da über den aktuellen Stand informiert, wie sieht der nächste Schritt aus und so weiter und das Team spart sich diese endlose Suche einmal durch Slack, WhatsApp, E-Mail oder irgendwie das Asana Board, was seit Februar irgendwie vor sich hin schimmelt. So und dementsprechend haben wir wirklich immer Übersicht, okay, wie sieht es gerade aus bei den Kunden? Kurzer Einschüber an der Stelle, wenn du gerade eine B2B Dienstleistung und ein Agenturangebot hast und damit schon fünfstellige Monatsumsätze fährst und jetzt aber auf sechsstellig, also auf 100.000 1000 € mehr Monat kommen möchtest, buch dir gerne mal ein Call bei uns. Dann schauen wir uns gemeinsam an, wo ist das größte Bottelenck bei dir und helfen dir genau dieses eben zu lösen. Findest den Link unter dem Video hier. Ich würde mich freuen dich kennenzulernen. Jetzt machen wir aber weiter mit dem Operation System. Für den Überblick reicht ein zentrales Dashboard. Dort siehst du jeden Kunden, das gebuchte Paket, den aktuellen Status, wer ist verantwortlich und die Deadlines und eben den fehlenden Input. Also was ist jetzt im Moment die Sachen, die uns davon abhalten, voranzukommen? Zusätzlich sollte so ein Board zeigen, die Kapazitäten für jede Rolle eben auch für die kommenden Wochen und so eine einfaches Ampelsystem, was markiert, okay, ist der Kunde auf grün, rot oder gelb. Einmal pro Woche geht ihr dann als Team durch dieses Board gemeinsam durch. sollten eigentlich 30 Minuten dafür reichen, sobald eben das System sauber läuft und die Informationen vorher sauber auch gepflegt wurden. Ihr klärt dann die roten Kunden, geht durch, okay, wo sind die Problemstellen, könnt vielleicht auch den Prozess noch mal anpassen, geht die Bottlene Next durch oder müsst vielleicht die Erwartungshaltung auch im Sales anpassen. Danach entscheidet ihr, welcher Prozess angepasst wird, welche Aufgaben sich eben noch besser automatisieren lassen oder in welcher Rolle eben noch Verstärkung oder Kappers vielleicht fehlen. So entsteht dann super einfach der operative Überblick für 25 bis 50 Kunden. Eine 100.000 € Delivery bedeutet, dass diese 25 Kunden durch ein gemeinsames System laufen und das Team jederzeit den aktuellen Stand kennt. Die Reihenfolge ist dafür super simpel. Du ziehst erst dein Angebot klar, dann standardisierst du die Delivery, automatisierst die wiederkehrenden Prozesse und erhöhst dann den Output pro Person. Planst aber auch hier rechtzeitig die nächsten Highs mit ein. Auf diese Weise wächst dein Team dann entsprechend der tatsächlichen Auslastung. Wenn ich heute noch mal eine Agentur auf 100k Monat skalieren müsste, würde ich genau dieses System bauen mit genau diesen fünf Bausteinen und dem Operation [musik] System und das sogar bevor ich den nächsten Kunden zeigen würde. Go! [musik]