So schnell hast du deine E-Mails noch nie beantwortet!

Wir schreiben bei SNO unsere E-Mails mit AI, aber eben nicht nur mit Cloud AI, sondern noch mit einem anderen Tool, was noch besser ist. Denn das Problem ist, du bist bei Claud im Chat und schreibst, schreibe mir eine Mail. Ist gut, kannst du auch direkt abschicken. Du kannst auch sagen, antworte auf die Mail von meinem Steuerberater, auch gut. Aber das große Problem, du hast verschiedene Fans da und es ist einfach dann somit nicht so interaktiv und ich muss aktiv den Prompt schreiben. Und es gibt ein neues Tool. was wir aber jetzt selber schon über einen Jahren nutzen und vor allem auch unser gesamtes Influencerteam, um noch mehr E-Mails und schneller und besser schreiben zu können. Stellt euch jemand vor, die Person hält mir seit 7 Jahren den Rücken frei und zwar ist es die Liebe Hilal. Sie kümmert sich um sämtliche Speaker Auftrets, sämtliche Themen um mich rum. War sogar zeitweise meine Assistentin jetzt, wo ich niemand hatte. Also daher Hillal ist wirklich schon seit 7 Jahren bei uns im Unternehmen und ist ein absoluter Freak, wenn es um besser Arbeiten, Automatisierung und so weiter geht. Daher zeigt euch jetzt Hilal, wie man noch schneller und noch besser E-Mails mit AI schreibt. Danke Johannes für das Intro. Fangen wir mit der ersten Situation [räuspern] an und die kennt ihr wahrscheinlich alle. Dienstagmorg rechne auf 83 ungelesene E-Mails. Irgendwo dazwischen liegt die Zusage von einem Kooperationspartner, auf den wir seit Wochen warten. Und direkt daneben optisch komplett identisch eine Rechnung, drei Newsletter und eine interne E-Mail für die Weihnachtsfeier. Mein Posteingang hat mir nie gesagt, was wichtig ist. Er hat mir nur gesagt, was zuletzt reingekommen ist. Und genau da hilft mir eine Chat KI n0. Clot formuliert mir eine super Antwort, aber er sieht mein Postfach ja gar nicht. Er weiß nicht, dass da unten noch was liegt, was seit drei Wochen auf mich wartet. Serif labelt eingehende E-Mails von selbst. Bei mir nach Anfragen, laufenden Kampagnen, Rechnung, intern Kram. Ich sehe alles auf einen Blick, was Priorität hat. Schätzt mich chronologisch durch alles zu wühlen. Klingt nach einer Kleinigkeit, ist es aber nicht. Sortieren ist die Arbeit vor der Arbeit und die fällt komplett weg. Damit weiß ich, welche Mail wichtig ist. Aber damit bleibt weiterhin genau das Problem, an dem ich mit Claude monatlang gescheitert bin, sie auch zu beantworten. Okay, dann schauen wir mal gemeinsam auf mein E-Mailpostpach. Ich habe ein paar E-Mails, die heute reingekommen sind, die ich noch beantworten muss, woher ich das weiß. Erstens, ähm ich sehe das hier direkt am Label needs Response, das habe ich selbst bei Serif eingestellt. Da gibt es verschiedene Inbox Rules und ich habe hier diese sieben Labels, mit denen ich arbeite und die finden wir wieder in meinem Postfach. Noch mal der Blick in mein Postfach hier needs Respons. Das heißt, ich muss da eine Antwort schreiben. Das ist einfach eine Benachrichtigung. Solche E-Mails brauche ich nicht weiter zu bearbeiten oder zu beachten auch. Hier ist auch wieder ein Label, auch ein rot. Gute Signalfarbe. Ich muss hier eine Antwort geben und das sehe ich komplett über mein Postfach. Hier ist es einfach nur eine Notification oder auch erledigt, weil es ein Termineintrag ist. Oder hier habe ich auch noch einen Kooperations Vorschlag, der eben auch schon erledigt ist. Den habe ich mir einfach nur offen gelassen im Postfach als Reminder, dass da die nächsten Schritte vom Kunden noch kommen müssen. Genau. Und das ist top, weil ich für mich ganz schnell ausmachen kann, wo brauche ich eine Antwort und wo nicht. Mein Postfach ist schon sehr aufgeräumt, muss ich sagen, aber ich benutze Serif ja schon seit einiger Zeit. Früher sah mein Vormittag mit Clot so aus. Mail auf, Text markieren, rüberkopieren, Kontext tippen. Das ist ein Partner. Wir vorhanden gerade die Kondition. Seid freundlich, aber bestimmt. Antwort generieren, zurückkopieren, anpassen, senden. Nächste E-Mail und das ganze wieder von vorne. Bei einer E-Mail ist das okay. Bei 50 am Tag war ich am Ende langsamer als komplett ohne KI. Und das ist der eigentliche Dealbreaker. Ich kann Claude noch so gut briefen. Er weiß trotzdem nicht, was ich in diesem Kontext vor 3 Wochen zugesagt habe. Er kennt meinen Ton nicht, meine Abkürzung, meine laufenden Deals. Jede E-Mail fängt von null an. Versteht mich nicht falsch. Für Recherche, Texten und Analysen nutze ich Clod immer noch jeden Tag. Aber ich wollte keine KI, mit der ich über meine E-Mails rede. Ich wollte einen, der in meinem Postfach direkt arbeitet. Okay, wir schauen noch mal auf meinen E-Mailpostfach, damit wir sehen, wie das in der Praxis aussieht. Sif hat aus meinen bisherigen E-Mails gelernt, wie ich schreibe. Diese Anfrage wurde mir gestern früh weitergeleitet und das hier ist der Entwurf, der direkt in meinen Drafts lag. Er kennt den Kontext, meinen Workflow, wie ich bei Speaker Anfragen vorgehe und er klingt ehrlich gesagt ziemlich genau wie ich. Was auch richtig gut ist, die E-Mail habe ich z eben geöffnet. Ähm, da ist auch schon der Entwurf drin. Da muss ich ein bisschen im Detail drüber schauen, dass Serif erkennt, ob die Kommunikation auf Deutsch oder auf Englisch ist und trotzdem mein Ton of Voice sehr oder meine Struktur, wie ich auch die E-Mail schreibe, ähm übernommen wird. Hier habe ich den Entwurf noch offen, weil es eine Rechnungsthematik gibt, die ich mit Finance absprechen muss. Das heißt, ich kann mir diese E-Mail ähm entweder zurückstellen und sagen: "Hey, äh erinner mich keine Ahnung heute noch mal um 13 Uhr daran." Das waren jetzt die Mails, die im Posteingang liegen. Der nächste Punkt ist für die Mails, die gar nicht erst drin liegen und die haben mich früher am meisten Zeit gekostet. Meine aufwendigste Mail war nie die, die ich schlecht beantwortet habe. Es waren die, die ich erst gar nicht geschrieben habe. Call zu Ende. Gutes Gespräch, alle einig. Dann kommt der nächste Termin und der übernächste. Abend steht auf meiner Liste Follow up an XY. Am nächsten Tag steht es immer noch da. Nach drei Tagen schreibst du es dann mit schlechten Gewissen und einem sorry für die späte Rückmeldung. Die sterben selten nie am Nein. Die sterben an drei Tagen Funkstimme. Dafür gibt's die Desktop App. Nach jedem Call tippe ich Surf kurz an und das Follow-up an alle Teilnehmer ist entworfen, bevor ich den Meetingraum verlassen habe mit dem, was im Call tatsächlich besprochen wurde. Ich lese drüber, schicke es raus, fertig. Aus der Aufgabe, die ich drei Tage vor mir hergeschoben habe, sind 20 Sekunden geworden. Bleibt die eine Frage, mit der ich jeden Morgen aufwache. Was ist eigentlich passiert, während ich nicht da war? Früher hieß der Stadt in meinen Tag Kaffee, Rechner auf und dann erst die halbe Stunde Inbox Archäologie runter scrollen, Reds aufklappen, sich erinnern, wo man steheneblieben ist. Und das Bittere daran, nach dieser ersten halben Stunde am Tag hatte ich keine einzige E-Mail beantwortet. Ich hätte nur herausgefunden, was zu tun ist. Der Daily Digit ist genau das aber fertig. Was in meiner Inbox passiert, was wartet auf Antwort? Wo bin ich am Zug? Das ist mein Startpunkt jeden Morgen. 5 Minuten Digits, statt 30 Minuten Archäologie. und ich fange mit arbeiten anstatt mit suchen. Wie erwähnt stte ich den Tag mit dem Öffnen der Serif App und ich habe hier in den Chat reingehauen, was heute eigentlich so alles ansteht und Serif hat direkt mal meine To-Doos und meine Termine, ich habe es auch mit meinem Gmail Kalender connected und ich sehe meine Termine heute und einen offenen Tod-Doo. Okay, der ist schon sehr stark überfällig. Ich kann hier service sagen, ja, bitte einen Entwurf machen. So, dann habe ich jetzt schon mal einen E-Mailentwurf, der dann später in meinen Drafts ähm erscheint und den werdet ich dann über sehen, gucken, ob das von den finalen Wording passt und abschicken. Aber ich muss mir nicht den gesamten Kontext noch mal angucken, weil das übernimmt Serif für mich. Wie ihr seht, erleichtert mir seriff den Arbeitsalltag extrem. Ich arbeite Teilzeit und dementsprechend ist es super wichtig, dass ich von vorne ran weiß, wo ich anfangen muss, wo ich anknüpfen kann und durch die ganzen Entwürfe, die in meinem E-Mailpostfach drin sind, spart mir das extrem viel Zeit und ich habe den Kopf frei für neue Themen. Und damit gebe ich zurück an Johannes. Danke El für diese ausführliche Erklärung. Auch ich habe hier noch einiges lernen können. Und wenn ihr selber Serief AI mal ausprobieren wollt, dann jetzt einmal ab in die Videobeschreibung. Dort findet ihr Code Links und so weiter. Und ich bin gespannt, was ihr in die Kommentare schreibt, was für ein Gamechanger dieses Tool für euch war. M.