Mein 800.000 € Fehler in der Buchhaltung

800.000 € habe ich vor 2 Jahren verloren und vor allem war es richtig schrecklich, weil es so ein Moment war, jetzt ist heute der 30. April, heute muss man alle Bilanzen abgeben, steu und dann kam es auf einmal auf, ja, wir haben was falsch gebucht. Statt, ich sag mal, eine Million Jahresgewinn habt ihr nur 200.000 1000 Jahresgewinn gemacht hat, unser Wirtschaftsprüfer und Steuerberater gesagt und das muss ich sagen war mental nicht nur finanziell einen riesen Eigentor und Demotivation, sondern vor allem so richtig mental, weil du schuftest ganze Jahr, freust dich, geiles Jahr gehabt und auf einmal ist irgendwie 800.000 1000 € weniger. Der Grund dafür ist das ganze Thema richtig buchen, Bestandstracking, Orders zusammenfügen, ekliches Thema. Und daher ist immer eine große Frage, braucht man denn als Shopify Store ein ERP? Und ich habe den lieben Marco dabei, er ist Profi in dem Bereich, weil da hört's bei mir auch auf mit den ganzen steuerlichen Verbuchen und so. Wie ist deine ganz persönliche Einschätzung zum Thema EP und Verbuchen? eher, ich würde halt eher sagen E-Commerce und EP. Also ich persönlich habe auch früher eine D2C Brand gehabt. Wir hatten mal EAP, aber nur für die Lagerhaltung. Ich bin der festen Überzeugung auch wie bei euch, man braucht kein EP, denn EPS sind halt dafür gebaut, dass die ganz komplizierte Produktion irgendwie durchtracken und die sind halt gebaut worden, da waren wir noch gar nicht auf der Welt äh und versuchen jetzt sich irgendwie an Shopify ranzuzwicken und die haben zwar alle irgendwie ein Export für die Buchhaltung, der oberflächlich gut aussieht, aber dann hast du auf einmal eine Million im Gewinn stehen und nicht das Richtige, weil die Daten von Shopify, vielleicht den Marktplätzen Amazon, Zalando, Otto About You nicht richtig zusammenlaufen. Das war ja auch bei euch irgendwie ein Problem, aber also nehmen es mal mit auf die Reise. Warum war das bei euch damals irgendwie eine Herausforderung? Warum wolltest du ein EP äh haben oder was waren deine Gedanken? Bei uns wir sind durch unser Wachstum sind wir irgendwie größer und größer geworden und am Anfang hatten wir nur Amazon. Wenn du nur Amazon hast, ey, schaffst du es relativ gut noch irgendwie die Umsätze abzugleichen. Dann fängst du irgendwann mit Shopify bei uns an und dann fängt schon an, bringst du jetzt die Amazon Umsätze in Shopify rein und dann zum Steuerberater war auch noch so, sage ich mal gar nicht so einfach und irgendwann wurden die Datenmengen einfach, wenn du 100.000 Orders hast, ist es jetzt nicht nur einen Excel Export, weil dann lädt die ganze Zeit, aber die Datei wird nicht runtergeladen, sondern es lädt. Es lädt die es kommen nicht. Da hat's dann bei uns angefangen, dann haben wir Umwege gebaut, dann kam noch irgendwie Zalando about Youitere Marktplatz dazu und dann hat's angefangen bei uns echt, dass irgendwie unsere Buchhaltung und unser Steuerberater ey einfach mal zi d Wochen lang nur solche Bestandslisten und Orderlisten versucht hat miteinander abzugleichen, weil jede Order, man darf nicht den Gesamtumsatz buchen, sondern du musst jede Order eigentlich auch buchen. ist das machen dann so kleine Steuerberater machen das nicht, sondern nur den Gesamtumsatz buchen sie und nicht jeder Order, um das so ein bisschen zu umgehen und das konnten wir nicht mehr machen. Und es gibt noch eine zusätzliche Regel ähm und zwar Wirtschaftsprüfer ab einer gewissen Umsatzgröße, ich glaube 25 Millionen sind es. Es kommt entweder Bilanzsumme oder Mitarbeiteranzahl von über 100 oder sowas. Ja, dann hast du nämlich noch mal so wie so ein zusätzliche Finanzprüfung und da hat's dann bei uns angefangen, dass der Wirtschaftsprüfer halt auch noch zusätzlich gesagt, ey, da stimmt was nicht oder Nachfragen gestellt hat, aber wir konnten es ja gar nicht groß nachvollziehen, weil ihr bei einem Profi irgendwann wart und ein Steuerberater, der wirklich es verstanden hat, was ihr macht und vorher womöglich nicht gut gebucht worden ist, ne? Weil das war ja bei euch auch, ihr habt alles in Shopify reingepackt. Ob das jetzt Amazon war, ob das Otto war, wo auch immer, auf welchem Marktplatzen ihr unterwegs war, habt ihr reingenommen in die Bestellung. Aber auf dem Geld, also auf dem Bankkonto hat ja Shopify Payments überwiesen, Amazon Pay, Clan PayPal, dann About You läuft irgendwie über Adian, also da gibt's verschiedene und das muss man alles rausklamüsern und da denken halt die meisten, wir holen uns ein EP, weil das löst alles und ihr habt ja auch so ein quasi Light EP damals genutzt oder? Ja, äh Bilby war das, aber die machen das ja auch in diese Richtung, um das schon mal aufzudröseln. Und ich kann auch sagen, der liebe Karl, der kam von Oceans Apart, der war voll der Data Guy und hat sich in RP super gut ausgekannt. Also der ist von Oceanart zu uns gekommen. Hat er gesagt so nach zwei d ich würde gerne ein EP einführen. Er macht jetzt mal ein Research und vergleich alle tatsächlich hier JTL, Xral, Bilby noch weiter aufzubohren. Und nach, ich will nicht lügen 8 Wochen hat er gesagt, ey, ich habe gar keinen Bock auf ein RP. Also ja, es löst vielleicht ein zwei andere Probleme, aber dafür kommen 10 20 neue Probleme und alles wird noch komplexer. Womöglich hat euch auch irgendein SAP oder Microsoft Dynamic Berater angerufen, aber ich meine jetzt die du jetzt gerade genannt hast, JL Exentral BBAT, die kommen ja aus dem E-Commerce, aber halt auch aus komplizierten Firmen, die Lagerhaltung selbst machen. Also, ich habe jetzt hier gerade eben bei euch keine Boxen gesehen, sondern einfach wenn, dann ist es wahrscheinlich irgendwie neue Samples, aber ihr verfillt ja nicht selbst. Dafür brauchen halt die meisten irgendwie ein EAP und du hast dieses Thema Pain, du brauchst halt immer ein Projektmanager, der extern ist, der diese ganzen Systeme aussetzt und irgendwelche Regeln irgendwo reinbaut in Zeiten von AI auch noch mal fraglich inwiefern man dafür wirklich Beraterbauch, aber diese Kursysteme sind halt crazy, ne? voll und wir hatten eine vollzeit Person. Liebe Grüße an Ashley, der hat unser Bilby aufgesetzt in die ganzen Regeln und dann hat er das Unternehmen verlassen und dann hatten wir auch drei Monate. War ein riesen Pain, ein Mitarbeiter, der verlassen. Wir mussten den als Freelancer teilweise dann wieder machen, weil er war der einzige, der das System verstanden, aber es hat ja trotzdem geruckelt, ne? und meistens oder aus meiner Sicht der der Nachteil bei diesen die aus einem ganz anderen Teil kommen, nicht aus ECommerce, die dann halt einfach sagen, wir machen Lagerhaltung richtig gut, also Stücklisten und sowas, wir drucken dir die Order aus, damit dein Runner im Lager rumlaufen kann und wir haben ein Dat Export, aber das damit die dieses Dative Export haben, haben die einfach ein CSV Export gemacht, der nicht irgendwie geprüft ist von den Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Heißt, die bringen die Daten zwar dahin, aber das ist wie bei einer Datenanalyse shit in, shit out. Also, die Daten sind nicht unbedingt richtig. Und ich glaube, da ist das Spannendste noch mal drauf einzugehen. Die meisten Daten, wenn sie in Shopify reingehen von den Marktplätzen, haben manchmal keine Steuern. Manchmal sind die brutto ohne Discounts, also du hast falsche Beträge in Shopify. Für dich, dir geht's ja nur darum in Shopify dem Logistika das richtige Produkt zu geben. Sollte jetzt die weißen Socken und die Sportsocken aus dem Marktplatz picken, aber die Rechnung wird ja nicht dastellt. Und dann haben wir das andere Thema, der Steuerberater muss wissen, bei euch war das ja die Differenz 1 Million zu 200.000. Wie viel Gebühren hat Amazon genommen? Ja, wie viel sind bei About You Payments gewesen? Wie viel hat Zalando einbehalten? Äh und bei anderen Marktplätzen wie z.B. in eBay hast du das halt auch. Bei eBay hast du noch Werbekosten, die abgezogen werden. Also es praktisch wird dir von deinem 100 € Umsatz werden dir vielleicht noch 55 überwiesen. Warum ist das eigentlich so? Warum haben die alle eine andere Struktur? Weil das ist ja wie als würd dir jemand in den Laden reingeben und dir jeder andere die Daten übergeben. Also das ist so Wahnsinn. Also jeder baut da sein eigenes Hüpschen und das Traurige ist leider auch wir oder die deutschen Software Firmen, die sind halt aus der EAP Zeit gefühlt, weil die Deutschen haben nicht mal alles per API, also einen Shopify, einen Molly, die haben halt ganz viel Daten per API und ein Stripe. Aber bei einem Otto und About You Leider musst du noch so CSVs runterladen und anfragen als User, um die dann praktisch irgendwo hochzuladen, weil die die Daten nicht per einfache API zur Verfügung stellen, sondern nur per FTP Fil Server. Also da sind wir schon wieder im EP Segment. Also, warum ist das so kompliziert? Weil die alle ihr eigenes Hüppchen bauen und es das Interesse von z.B. Im TikTok ist es ja einfach nur die Bestellung nach Shopify reinzupushen. Denen sind ja die Steuern egal, weil auch bei dem eBay, da gab's früher keine Steuern. Also als eBay gegründet worden ist, als wir im Kindergarten waren, da war halt Steuern ist egal. Von daher die Mehrwertsteuer kommen nicht mit und die Gebühren ja nicht, aber das ist halt für ein Steuerberater wichtig, weil Werbekosten sind was anderes als Logistikkosten und die Zahlungsgebühren von der Firma, die in Irland sind, sind was anderes als die Werbekosten, die du bei Amazon Prime ausgibst, damit ihr jetzt praktisch das Nox Werbung macht, die aber abgezogen wird von deiner Gebühr. Wenn man jetzt zuhört und auch in Shopify gar nicht weiß, was sind jetzt die Cross Sales, weil sind die Total Sales, was sind die Net Sales, dann ist genau das das Problem, weil mal Retouren Discounts drauf mal ab, ich selber raff nie. Also muss ich sagen, das das ist auch immer ganz anders. Also, wenn du die Grosses anguckst an Black Friday, denkst du, du bist reich und dann guckst du danach, ach schade, die Discounts sind da gar nicht abgezogen worden und dann habe ich noch Gutscheine verkauft und die sind auch in Umsatz drin. Also das ist halt auch der größte Fehler, der gemacht wird bei Systemen und unter anderem leider EPs, weil die dann immer denken, okay, das ist ein Umsatz und nicht diese ganzen Marktplatzsonderheiten rausrechnen und denken, Shopify macht das alles für die, aber Shopify ist ja das beste Shopsystem. Bei bei Daten wissen wir beide, dass da manchmal Daten verloren gehen oder beim Versand keine Steuern drauf waren oder so. Und das muss halt alles korrigiert werden. Und wenn man das alles in dem EP macht und man dann TikTok Bestellungen von mir bei euch macht, die auf 0% beste von TikTok, weil TikTok sagt Deutschland ist mir egal, dann habe ich halt ein Fehler, habe ich eine Rechnung mit 0% ausgestellt. Deswegen die EPs sind da immer, die machen einen guten Job auf EAP Seite, wo man eine Lagerhaltung braucht und da kommen wir gleich auch, aber buchhaltisch aus meiner Sicht nicht, weil die Gebühren nicht gesplittet werden. Was ist die Lösung? Wie haben wir es auch selber hinbekommen? Ist tatsächlich, deswegen ist der Marco heute auch mit da mit Phway ist eine Shopify App, die sich genau auf dieses Problem konz konzentriert hat und spezialisiert hat und daher ist er auch heute wieder am Start. Er war schon mal im Video da und so viele Leute haben in die Kommentare geschrieben: "Ey, geil, endlich eine Lösung." Und daher erklär uns vielleicht noch mal, Marco, warum macht ihr es besser als die ganzen EPs und warum ist es halt irgendwie auch viel simpler gelöst und braucht keine 40.000 1000 € R E RP und eine Vollzeitperson, die nur noch dieses Thema behandelt. Ja, du hast gesagt, wir sind ein Shopifyifer App, aus der Welt kommen wir und dann fangen die Marken an wie ihr auf ganz vielen verschiedene Marktplätzen zu verkaufen und wir müssen helfen. Wir sind spezialisiert auf Buchhaltung. Das heißt, wir nehmen immer die Bestellung, gucken und würdigen das ist das ein Umsatz, der mit 19 % zu versteuern ist, 7 % geht der ins Ausland, gucken in der Umsatzsteuermatrix uns alles an, ziehen die Daten rein, ob Shopify, Amazon, eBay, Zalando, auch die anderen Apps mittlerweile haben dann erstmal die Steuerbuchung auf der einen Seite und haben dann Sachverhalte, wie z.B. TikTok Shop ist neue Live. Wir sehen direkt hier werden Bestellungen aus Deutschland nach Deutschland verfüllt. Da sagt TikTok aber 0 % geht bei uns die Alarmglocke an und wir prüfen das direkt live. ist das eine auf buchhalterischer Sicht und dazu sind die Zahlungsdaten. Heißt, wir haben eine Schnittstelle zu allen Zahlungsanbietern von Stripe, Adian, Braint Tree, also mittlerweile auch unser und sonstige Themen. Also, da gibt's 30 Zahlungsanbieter. Mappen das s, dass der Steuerberater immer weiß, zu welchem Umsatz gehört, welche Auszahlung aus Bankkonto, welche Einbehalte, welche Gebühren sind weg und dazu erstellen wir auch bei Shopify die Rechnung. Das ist oftmals der Misskonzept, wieso Leute in EAP wollen, wie weil sie denken, das erstellt mir die Rechnung. Aber Rechnung, wir haben da letzte Mal auch drüber gesprochen. Früher habe ich auch den Orderprinter Pro benutzt. Rechnung Rechnung brauchst du halt bei manchen Kunden, die danach fragen, oftmals im D2C, aber nicht. Wenn du sie aber erstellst, auch gerade mit der E-Rechnungspflicht, die kommt, brauchst du halt ein App, was die korrekten Rechnung erstellt und wo die Buchung, die in der Buchhaltung ist, gleich der Rechnung ist. Und das erstellen wir dann auch als Abfallprodukt und bringen dann diese Umsatzbuchung, Zahlungsbuchung zum EP hinten raus, wo vielleicht irgendwas drin gemanaged wird oder aber dem Datef, was für die Steuerberater ja so das Operating System ist. Und da will ich auch noch mal eine Lanze brächen für unseren Steuerberater. Lieber Kai von GTK macht das ganze von uns und das will ich noch mal klarstellen, weil für uns, also GTK macht brutal unsere Steuern schon seit echt vielen Jahren. Halfway hilft uns bei der Vorbereitung, dass quasi GTK besser einsägen kann, was passiert da eigentlich, weil die Datenmengen auch einfach so viel wurden und so komplex wurden und euer Team auch da verrückte neue Sachen ausprobiert, wie Shopify, nicht nur Shopify Markets, sondern auch, dass ihr über euren Shopify Store andere Produkte zwischendurch mal verkauft und dann halt neue Features ausprobiert, wo man halt auch erstmal gucken muss, wie die Daten sind und da ist es halt cool, dass unser Team direkt mit den Steuerberatungen bei euch oder auch bei anderen Kunden halt zusammenarbeitet. Und ihr habt eine wahnsinnige Wachstum hingelegt. Letztes Mal weiß ich noch, hast du uns die Folie gezeigt, da hattest du noch gesagt, ihr habt 2000 aktive Kunden und ich muss sagen, die Namen waren schon krass, aber jetzt im letzten halben Jahr ist noch mal gut durch die Decke gegangen. Ist noch mal gut durch die Decke gegangen. Wir haben große Marken, also ihr seid da. Meine Personal Love Brands immer risen. Ja, ich gehe immer laufen heute morgen noch in den Laufsachen von Mario und Co gewesen. Grüße an Mario, der uns, glaube ich, auch damals zusammengebracht hat. Äh ja, aber da gibt's glaub die größten Shopify Stores in Deutschland unter anderem Holy und so nutzen uns, weil keiner steht morgens auf und sagt, ich möchte das machen. Die meisten haben irgendwann mal ein Umweg über ein ERP gemacht oder haben ein ERP aus guten Grund, nutzen dann aber für die Umsätze und die Verbuchung und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater halt uns für Shopify, aber dann auch die anderen Marktplätze wie ein eBay, Zalando und sowas. Wenn ihr noch skeptisch seid, ihr könnt ja, ihr seht ja hier die Namen, schreibt den einfach, seid ihr wirklich happy mit Paway, dass ihr es nicht nur von mir hört. Ich muss sagen, auch bei uns im Inner Circle echt viele Kunden bei euch, die einfach happy sind, weil es so unkompliziert ist. Das ist wirklich, man will so aus seine To-Do Liste bei dem Thema einfach ein Haken dran machen. Ich habe kein gar keinen Bock mich damit auseinanderzusetzen und vor allen Dingen, ich glaube, wir sind da besonders, dass wir ein Team haben von jungen Leuten, die aber trotzdem Buchhaltung verstehen und zum Teil dann erstmal fragen, läuft's gut mit eurer Steuerberatung oder knirscht da und sollen wir da sonst einfach mal ein Call machen und denen das erklären und nicht einfach hier sind die Daten, let's go, sondern da die Leute an die Hand nehmen und die sich dann auch in Dat mal einloggen können und die Hand hinhalten können und ich glaube, das ist halt super wichtig. an die Hand genommen zu werden, ne? Also, ich muss wirklich sagen und das ist reiserisch, aber heutzutage gibt's fast keinen fast keinen Use Case, wo ich sag, als T2C Brand würde ich ein EP machen. Also, das ist einfach mit so viel Kosten und Komplexität verbunden, da hätte ich keinen Bock drauf. Aber wir wollen noch mal Brainstorm, um auch diese 3 4 5% Ausnahme uns anzuschauen, für wen macht es Sinn. Ich finde das größte eigene Produktion, da brauchst du irgendwie ein System track. Also würden wir jetzt unsere Socken selber irgendwie produzieren, sampeln, zusammensetzen und Rohmaterialien einkaufst und sowas, da müsstest du ja wissen, wann du wo auslösen kannst und musst. Safe. Ganz bekanntes Beispiel aus Deutschland ist ja More ESN, die Quality Group, die haben ja eine eigene Produktion, also die machen ihre Supplements teilweise selber. Da brauchst du ja irgendwie ein System, um das zu tracken. Ja, weil du halt auch z.B. wie bei denen Ablaufdaten hast und chargen. Deswegen ist das super oft auch bei den Marken, die auf Shopify sind und dafür haben auch gewisse EPs eine Reason of Existence, die diese Ablaufdaten und Chargen haben, sodass du weißt, die vielleicht dieses Produkt A war nicht so gut oder es läuft bald ab, wir müssen das jetzt schnell abverkaufen, dafür macht das total Sinn. Oder diese komplizierten Einkaufssysteme oder auch, ich glaube äh daste von Sternglas war wahrscheinlich auch schon mal hier. Die haben halt auch verschiedene Produkte, aber holen die immer im Lager zusammen. Heißt, die haben einen Uhrenkorpus und dann ganz viel verschiedene Farben von Armbändern und das ist ja natürlich auch kompliziert, weil eine Shopify Bestellung, ein SKU löst im Lager fünf Picks aus. Dafür brauchst du safe eine EP, um das durchzubringen. Und dieses Stücklüsten und Lieferchargen, da glaube ich macht es oft Sinn. Viele Leute denken aber boah kompliziert irgendwie, wir machen über 30 Millionen Euro Umsatz. Let's get in EAP oder manchmal auch früher, aber da bin ich auch bei dir im D2C macht das wenig Sinn. Es sei man braucht eine EDI. Hat haben die meisten aber wahrscheinlich eh noch nie gehört, dann verkaufen sie nicht an Retail, dann brauchen sie es auch nicht. Ja, bei uns ist noch, ich überlege gerade, als wir, weil du auch hier hingeschrieben hast, eigenes Lager, da hatten wir eine Lagersoftware wegen Laufwegoptimierung und so hatten, aber trotzdem dieses Lagersoftware hat alles in Shopify reingepusht. Also wir hatten da trotzdem kein eigenes RP, wenn man wahrscheinlich verschiedene einfach eine Subp, so wie wir praktisch ja auch eine Subapp sind für Speciality Buchhaltung gibt's dann wahrscheinlich Lageroptimierung oder Slips buchen oder auch für Retouren gibt's ja auch ganz viel verschiedene Apps, wo man früher wahrscheinlich gedacht hat, ich brauche dafür ein EP, weil Retouren schwierig und sonstige Themen, ne? Also v einfach gesagt würde ich sagen, EAP für die Leute lohnt sich noch mal eigene Produktion oder Sampling zusammen und Ablaufdatum, wo viel über Ablaufdatum ist. Nicht so supplementar in 3 Jahren läuft es ab, sondern wirklich Ablaufdatum die nächsten 4 Wochen Live Fresh z.B. Wo so Säfte bestelle ich sehr gerne, wenn sowas ist, da will ich ein Sternchen dran machen, da macht RP Sinn, aber alle Bekleidung oder sonst was, don't fucking do it. Hast du noch irgendwie ein Offer für uns dabei hier für Leute, die hier zugucken? Haben wir gar nicht besprochen, aber haben wir noch nicht besprochen, aber auf jeden Fall ist das so, wer praktisch über über das Video kommt, wir haben es letzte Mal auch gemacht, super funktioniert. Leute kriegen 500 € direkt als Adb zurück. Heißt, ihr stellt uns eine Rechnung mit dem Rechnungsprinter. Wir zahlen die und ihr könnt 500 € bei Meter, Google oder was auch immer ausgeben, damit ihr eure Sales pushen könnt, weil keiner hat Bock auf Buchhaltung. Ich bin aber happy, wenn alle Kunden halt schön performen und alle geben es Geld für Werbung aus. Ja, von daher, wer Kunde bei uns wird, einfach a Video referenzieren und dann sagen: "Marco, we want you want our 500 EUR und dann geht's los." Geil. Schön, dass du da warst. Probiert's aus. Wir sind sehr happy. Wir sehen uns beim nächsten Video. Ciao. Ciao.